 各区、县档案局(馆),市级机关、团体、企事业单位办公室：
《天津市企业档案工作评估暂行办法》及标准制定实施近七年，相关要求和工作实际已发生了一些变化。为更好落实《企业档案工作规范》,进一步推动和规范企业档案工作发展,市档案局根据新形势和新要求重新修定了《天津市企业档案工作评估办法》及标准，现予以发布施行。2005年制定的《天津市企业档案工作评估暂行办法》(津档〔2005〕31号)同时废止。
2012年11月29日
天津市企业档案工作评估办法
第一条为了加强企业档案工作，进一步提高全市企业档案工作整体水平，促进档案信息资源建设及有效利用，更好地为企业发展和天津经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》制定本办法。
第二条本办法适用于天津市区域内各类企业。
第三条企业档案工作评估是由企业提出申请，市档案局依据《天津市企业档案工作评估标准》(附件1)，按照评估程序对企业贯彻落实《企业档案工作规范》情况进行评估、颁发等级证书的活动。
第四条市档案局负责评估工作，其职责是：
1.负责制定、修订评估工作标准、程序；
2.受理评估申请，办理相关手续；
3.负责组织评估组，责成评估组开展评估活动；
4.对评估工作实行监督指导；
5.颁发评估等级证书；
6.组织培训评估人员；
7.受理对评估工作的投诉。
第五条企业档案工作评估人员应具备的条件：
1.正确理解、掌握并贯彻执行国家和本市有关档案工作的法律、法规及规范标准；
2.具有大学本科以上学历；
3.具有企业档案工作5年以上实际经验；
4.熟悉企业档案工作业务，有较强的综合分析判断能力，并能坚持原则、公正廉洁、秉公办事。
第六条市档案局组织评估，必要时可会同企业主管部门、系统(行业)、所在区县档案局领导组成评估组。
第七条企业档案工作评估采取要素评估法。在《评估标准》中，评估要素共55条，标有☆标记的评估要素为关键要素，共计22条；未标☆标记的评估要素为一般要素，共计33条。
第八条企业档案工作评估认证分为三个等级：“AAA级”、“AA级”、“A级”。
第九条企业提出评估申请应具备的条件：
1.企业按照《评估标准》自检后，可向市档案局申报评估；
2.申报企业按照评估标准不同级别的要求须达到:关键要素
=22条，一般要素≥28条；
3.申报“AAA级”企业的室藏档案须达到1000卷以上。
第十条企业档案工作评估分为自检、申请、评估、发证四个环节。
(一)自检。企业按照《评估标准》的要求逐条对照自检，自检合格后确定申报等级。
(二)申请。企业根据自查情况确定申报等级，填写申请材料：
1.书面申请(企业正式文件)；
2.自检报告；
3.天津市企业档案工作评估申请登记表(附件2)。
国有企业集团向市档案局申请；集团所属企业、民营企业需分别通过企业集团、所属区县档案局向市档案局申请。
(三)评估。市档案局收到企业档案工作评估申请后，组织评估组进行评估。评估组一般由3-5人组成。具体评估程序：
1.申请企业介绍本单位概况和对照《评估标准》的自检情况；
2.评估组对照《评估标准》逐项评估；
3.评估组经研究提出评估意见；
4.评估组向企业反馈评估意见。
(四)发证。市档案局在审查评估意见和申报材料后，签署认定意见，颁发评估等级证书。
第十一条评估组应对出具的评估意见负责。评估人员对被评估企业的档案内容负有保密的责任。
第十二条复验
企业档案工作评估等级有效期限为五年。到期复验，不申请复验的自动取消等级资格。
需复验的企业应向市档案局提出申请，复验程序等同评估程序,可适当简化。
第十三条天津档案网定期公布获得档案工作评估等级的企业。对获得企业档案工作评估等级的企业，实行企业档案执法检查免检。
第十四条企业如对评估结果有异议，可向市档案局投诉。
第十五条市档案局自收到企业档案工作评估申请材料起10个工作日内完成评估。发证工作在评估工作结束后10个工作日内完成。
第十六条市档案局应依据《评估标准》对评估合格的企业进行跟踪检查。企业档案工作达不到评估时所具备的水平，市档案局将撤销其评估等级资格并予公布。
第十七条达到企业档案工作评估“AAA级”的企业，可参与国家档案局相关的评估工作。
第十八条本办法由市档案局解释。自2013年1月1日起实施。
附件：1.天津市企业档案工作评估标准
2.天津市企业档案工作评估申报登记表
2012年11月29日
附件1
天津市企业档案工作评估标准
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评估项目
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评估要素
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评估内容
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AAA级
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AA级
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A级
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一、企
业
档
案
工
作
法
务
管
理
一、企
业
档
案
工
作
法
务
管
理
一、企
业
档
案
工
作
法
务
管
理
一、企
业
档
案
工
作
法
务
管
理
|
☆1、学习、宣传《档案法》及有关档案法律、法规、规章
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同AAA级
|
同AAA级
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1.学习、宣传《档案法》培训记录、宣传材料
2.近3年内未发现违法事件
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☆2、建立健全企业档案工作规章制度并有效落实。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.按照《企业档案工作规范》的要求，制定档案工作制度12个以上
2.制度具体落实情况
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3、企业档案管理制度列入企业管理制度体系之中。
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同AAA级
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同AAA级
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企业管理制度以正式文件形式下发
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☆4、企业档案工作纳入企业工作计划、纳入领导议事日程
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同AAA级
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同AAA级
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企业年度或专项工作计划
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5、明确企业分管档案工作的领导。
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同AAA级
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同AAA级
|
分管领导岗位职责
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6、明确档案工作的责任部门。建立综合档案室(或档案馆、档案信息中心)，并具有管理、指导、监督职责。
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同AAA级
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同AAA级
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1.部门领导岗位职责
2.档案岗位工作职责
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☆7、设立档案管理机构。
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同AAA级
|
同AAA级
|
1.档案部门职责
2.档案岗位工作职责
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|
☆8、档案管理机构集中统一管理各门类、载体档案。
|
同AAA
|
档案机构统一制度、统一目录，档案实体分库保管。
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除职工档案外，其他档案全部统一管理
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9、建立企业档案工作管理网络。配备适应工作需要的档案人员。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.企业档案管理网络人员名单
2.档案管理网络人员职责的落实情况
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10、企业对下属单位的档案管理，实施有效监控，能够充分行使指导职能。
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同AAA级
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同AAA级
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开展档案业务指导活动的文件
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☆11、建立档案管理应急预案。
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同AAA级
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同AAA级
|
应符合企业实际，具有实效
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12、建立档案工作责任追究制度。
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同AAA级
|
同AAA级
|
1.制度应符合企业实际
2.具备可操作性
3.检查考核记录情况
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13、档案人员定期参加档案业务培训。
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同AAA级
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同AAA级
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档案人员专业培训证书及相关培训记录
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14、档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科学历。档案人员应具有大专以上学历。
|
档案部门负责人应具有初级以上专业技术职称或大专以上学历。
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1.档案人员职称证书
2.学历证书
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15、企业档案工作经费能保证档案工作发展需要。
|
企业档案工作经费能保证档案工作正常开展。
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同AA级
|
1.提供近3年经费投入情况
2.实地考察
|
|
二、企
业
档
案
流
程
控
制
管
理
二、企
业
档
案
流
程
控
制
管
理
二、企
业
档
案
流
程
控
制
管
理
|
☆16、建立档案管理流程或纳入企业管理流程之中。
|
同AAA级
|
同AAA级
|
企业检查、考核工作记录
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|
17、坚持平时立卷制，实行部门负责制度。
|
同AAA级
|
坚持平时立卷制
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1.平时立卷制度
2.抽查部门平时立卷情况
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☆18、企业文件材料的归档率、完整率、准确率达到100%
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同AAA级
|
同AAA级
|
检查档案
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19、档案部门在企业发生资产与产权变动时，保障档案的齐全完整。
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同AAA级
|
同AAA级
|
检查档案
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20、档案部门对企业重点工作和重大活动中形成的档案进行跟踪指导、监控，及时归档。对出现的问题能够及时提出解决措施。
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档案部门对企业重点工作和重大活动中形成的档案进行跟踪指导、监控，及时归档。
|
档案部门对重点工作和重大活动中形成的档案能及时归档。
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1.重点工作及时归档情况
2.及时补充归档范围
|
|
21、档案部门能及时对研发、产品试制、基建或技改项目等归档文件材料进行指导、监督。
|
同AAA级
|
同AAA级
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1.指导工作记录
2.已完成各项目档案归档率达到100%
3.抽查科研、产品、建设项目文件材料收集工作是否与项目同步
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22、档案部门参加科研成果、产品试制、基建或技改项目及其他项目的鉴定验收，并签署验收意见。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.科研、产品、项目鉴定验收意见
2.重大项目要接受主管部门(区县档案局)直至市档案局的指导与验收
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23、各类档案移交手续完备。
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同AAA级
|
同AAA级
|
1.移交手续
2.移交目录
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|
三、企
业
档
案
质
量
管
理
三、企
业
档
案
质
量
管
理
三、企
业
档
案
质
量
管
理
|
☆24、制定《企业档案分类方案》。
|
同AAA级
|
同AAA级
|
1.档案分类科学合理
2.档案实体档号标识与分类方案一致
3.抽查档案
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☆25、制定《文件材料归档范围和保管期限表》。
|
同AAA级
|
同AAA级
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1.档案归档范围齐全，保管期限划分准确
2.抽查档案
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☆26、案卷质量符合国家及档案行业标准。
|
案卷质量基本符合国家及档案行业标准。
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同AA级
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1.文件归类准确
2.档号编制正确
3.排列合理，装订整齐
4.封面、目录、备考填写规范
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☆27、建立多种档案检索工具。
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建立档案检索工具。
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同AA级
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1.检索工具规范
2.覆盖各门类档案
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28、各类档案排列有序，符合国家和档案行业标准要求。
|
各类档案排列有序，基本符合国家和档案行业标准要求。
|
同AA级
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1.柜架排列规范
2.档案排列规范
3.编制档案存放索引
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29、建立了企业档案鉴定工作小组。档案鉴定程序符合要求、结果准确。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.企业鉴定工作组成员名单与职责
2.鉴定报告
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30、对应销毁的档案编制了销毁清册，销毁审批手续完备。
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同AAA级
|
同AAA级
|
1.销毁审批手续
2.销毁清册
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31、属于进馆范围的档案，依法按时、保质向档案馆移交。
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同AAA级
|
同AAA级
|
向档案馆移交手续与清册
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32、建立了企业档案统计制度。档案统计项目齐全、数据准确。
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同AAA级
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同AAA级
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1.档案工作年报
2、统计报表、台帐
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33、列入市统计范围的企业应及时报送统计报表。
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同AAA级
|
同AAA级
|
统计报送情况
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☆34、档案室(馆)编制全宗介绍。
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同AAA级
|
同AAA级
|
全宗介绍内容全面、祥实，符合规范要求
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35、档案室(馆)建立全宗卷。
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同AAA级
|
同AAA级
|
检查全宗卷内容
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|
四、企
业
档
案
安
全
管
理
四、企
业
档
案
安
全
管
理
|
☆36、档案库房、办公、阅览三分开。
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档案库房、办公两分开
|
同AA级
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1.实地检查
2.库房有预留空间
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☆37、档案库房符合十防(防火、防盗、防光、防潮、防干燥、防高温、防虫、防尘、防磁、防有害气体)要求。无特殊保护措施一般不宜设置在地下或顶层
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同AAA级
|
同AAA级
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1.配有灭火器材、防盗设施，配备消毒机、温湿度测试仪、去湿机、空调器、吸尘机等设备，配有窗帘、防虫鼠药等物品
2.档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬现象
3.近3年无安全事故
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38、库房温湿度监控。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.近3年库房温湿度记录
2.监控措施记录
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39、档案箱柜采用符合标准的密集架或档案箱柜。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.实地检查
2.有预留箱柜
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40、档案库房应配置满足特殊载体档案需要的专用柜架。
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同AAA级
|
|
实地检查
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41、档案卷皮、卷盒符合国家标准。
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同AAA级
|
同AAA级
|
使用无酸卷皮、卷盒
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☆42、按照规定妥善处理重组、改制、退出企业档案的归属与流向。
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同AAA级
|
同AAA级
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重组、改制、退出企业档案的归属与流向，符合国家及本市有关规定
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☆43、涉密档案保管合理、借阅手续完备。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.档案保密制度
2.档案借阅登记
3.档案利用有控制措施
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五、企
业
档
案
信
息
管
理
五、企
业
档
案
信
息
管
理
五、企
业
档
案
信
息
管
理
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44、档案现代化管理水平与企业现代化管理水平同步。
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档案管理现代化管理水平适应企业现代化管理水平。
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档案管理现代化工作纳入企业现代化建设之中。
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实地考察
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☆45、建立了企业档案信息化管理网络。
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采用了档案信息化管理软件。
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用计算机管理档案
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档案管理软件能满足电子数据的存储、检索和管理的需要
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☆46、对在企业局域网中运行的档案信息采取相应的加密措施或使用权限。
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同AAA级
|
同AAA级
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1.有关管理制度
2.上机检查
3.无泄密事故
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47、档案部门配备了计算机、扫描仪、刻录机、复印机等必备设备。
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档案部门配备了计算机、复印机等设备。
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档案部门配备了计算机等设备。
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实地考察
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☆48、档案文件级目录录入达到100%。
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档案文件级录入80%以上。
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档案文件级录入达到60%。
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上机检查
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49、在企业局域网上实现电子文件的收集、整理、归档查阅。
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实现在局域网上浏览、查阅。
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实现计算机检索
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上机检查
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50、档案的查准率、查全率达100%。
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查准、查全率达90%。
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查准、查全率达80%以上。
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现场抽查调卷(30分钟10卷)
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51、对重要的、利用率高的档案材料进行了原文数字化转换达80%以上。
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对重要的、利用率高的档案材料进行了原文数字化转换达40%。
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1.提供重要档案目录
2.考察档案数字化情况
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52、电子档案多介质保管达到80%以上。
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电子档案多介质保管达到40%以上。
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同AA级
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实地考察
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53、建立企业利用档案信息反馈登记，收集并编辑档案利用实例。
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同AAA级
|
同AAA级
|
1.档案利用登记
2.领导审批手续
3.档案利用反馈记录
4.档案利用实例
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☆54、编辑编研材料10种以上。
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编辑反映企业经济发展信息及编研材料6种以上。
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编辑反映企业经济发展信息及编研材料3种以上。
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1.编研材料内容详实，体例规范、对企业工作具有查考价值
2.基建、技改项目简介，产品简介，专题介绍，企业年鉴，组织沿革、大事记等
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☆55、建立独立的适应企业规模的档案展室。
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利用阅览室、会议室等建立展室
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在企业局域网上展示企业文化。
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考察档案展示、宣传内容及形式
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附件2
表一
天津市企业档案工作评估申请登记表
申请单位名称(章)：
申请 等级：
申请 时间：
评估 时间：
发证 时间：
证书 编号：
企业档案工作评估申请登记表
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企业名称
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组织机构代码
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通讯地址
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邮政编码
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企业法人代表
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档案工作
负责人
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姓名
|
|
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职务
|
|
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档案部门
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名称
|
|
隶属部门
|
|
|
负责人
|
|
电话
|
|
|
档案数量
|
案卷 卷
|
文件 件
|
|
底图 张
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实物 件
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年获得级评估，现申请级评估
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档案工作自检情况：
(申请单位章)
年月 日
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表二
企业档案工作评估等级审批表
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企业控股集团意见
|
(盖章)
年月 日
|
|
评
估
组
意
见
|
评估组组长：
年月 日
|
|
审
批
意
见
|
(盖章)
年月 日
|
表三
企业档案工作评估意见
表四
企业档案工作评估组名单
抄送：国家档案局经科司
天津市档案局办公室印2012年11月29日印
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