1.引言

　　1.1为进一步规范我区归档文件整理工作，促进文书档案管理的标准化和现代化，保证归档文件整理的工作质量，提高归档文件整理的工作效率，依据国家档案局颁布的《中华人民共和国行业标准DA/T22-2000〈归档文件整理规则〉》和天津市地方标准DB12/T127-2001《归档文件整理标准》、国家档案局《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我区档案工作实际情况，制定本规程。

　　1.2本规程所指的归档文件是指立档单位在职能活动中形成的、已办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　1.3本规程规定了归档文件的整理原则、基本要求、工作程序及具体操作方法。

　　1.4本规程适用于我区各级机关、团体、企事业单位和其它社会组织文书材料的整理归档。

　　2.归档文件整理原则

　　归档文件整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　3.归档文件整理要求

　　3.1一个年度需要整理归档的文件必须收集齐全、完整，保管期限划分准确。立档单位必须依据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，严格按照本单位编制的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，逐个部门(处室)将属于归档范围的各种门类文件材料集中收集，确保归档文件材料的齐全完整，价值鉴定准确。

　　3.2归档文件材料要准确，已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或已褪变得文件应予复制，复制件附于原件之后一并保存。文件的修整、复制要在保持文件原貌的前提下进行。

　　3.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　4.归档文件整理程序

　　归档文件整理是一个将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　4.1归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件。

　　4.1.1文件正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后。

　　4.1.2请示与批复各为一件，批复在前，请示在后。

　　4.1.3报表、名册、图册等一册为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。

　　4.1.4会议(或学习)记录应一次会议(或学习)为一件。

　　4.1.5归档文件应按件从“1”开始逐页标注页号，不同件的页号不相接，文件材料中有实际记载内容的页面为一页。如归档文件原有的页号可延用则可不编，如原无页号、页号不全或原有页号不可延用，则应重新标注页号。页号位置一般在正面的右下角背面的左下角。

　　4.2归档文件的分类

　　归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限—年度—机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限—年度—问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限—年度分类方法；一个全宗内(即一个立档单位)采用统一的分类方案。

　　4.2.1按年度分类，即将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度；请示与批复等来往文件，归入文件的批复(有结果)年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。除以上情况外，文件形成时间和内容针对时间不一致时，归入文件形成年度。

　　4.2.2按保管期限分类，即将文件按规定的不同保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表，将文件按不同的保管期限分开。

　　4.2.3按机构分类，即将文件按其形成或承办机构分开。一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处(室)，后勤部门等。

　　4.2.4按问题分类。即参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等。

　　在选定分类法的基础上，各立档单位应联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。

　　4.3归档文件的装订

　　4.3.1归档文件一般应按件装订。

　　4.3.2装订前应将“件”内各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用塑料曲别针装订的应将左、上侧对齐，采用三孔装订的应将左、下侧对齐。

　　4.3.3永久和30年保管期的文件要去掉金属物，采用耐久材料装订，如塑料曲别针、塑料装订夹或三孔线装的方法，10年保管的文件，在确定安全的前提下，装订方法不限。

　　4.3.4装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命，较好的维护文件的原始面貌，装订方式也应简便易行。装订线采用棉线或腊线。

　　4.4归档文件的排列

　　归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。会议文件，统计报表等成套性文件可集中排列。

　　4.4.1最低一级类目内，先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。同一事由内的归档文件按文件形成时间的先后顺序排列，日期在前的排列在前面，日期在后的排列在后面；或者按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前面，其它的文件排列在后面。各机关单位根据不同实际情况还可以选择按文件的形成者，所反映的问题等进行排列。

　　4.4.2不同事由间的归档文件排列可以有多种方法，应根据机关的文书处理程序、归档要求、档案管理现代化水平等的不同加以选择。

　　4.5归档文件的编号

　　4.5.1归档文件应依排列顺序逐件加盖归档章并逐件编号。

　　4.5.2归档章一般在文件首页上端的空白处加盖并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。

　　4.5.3归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构(问题)等项。

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如2001。

　　保管期限：按照划分出的归档文件的保管期限填写，如永久、30年、10年。

　　件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。档案室只填室编件号，以不超过四位(含四位)阿拉伯数字标注。编制方法为，在同一保管期限内，按归档文件年度分别编制顺序号，即按文件排列顺序在保管期限下每年分别从“1”开始依次标注，不同年度和不同保管期限不能混编。

　　机构：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。如党支部、办公室、综合处等(或党群工作、行政管理、业务管理等)。

　　盒号：档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号。档案室只填室编盒号，以不超过三位(含三位)阿拉伯数字标注。盒号的编制方法，采用按照保管期限编制流水号。馆编盒号档案移交进馆时按要求编制。

　　4.6归档文件的编目

　　4.6.1归档文件应逐件编目。归档文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。

　　件号：填写室编件号。

　　责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　文号：文件的发文字号。

　　题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题，标题字数不得超过48个字，其中每个标点符号占半个字。自拟标题外加“〔〕”号。

　　日期：文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”。如20010802。

　　页数：登记每一件归档文件的实际页数。计算页数时，以文件有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠成风琴式，仍按折叠前有字迹的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加为该件的页数。复制件加盖复制章页数不计在内。

　　备注：注释文件需要说明的情况。

　　4.6.2归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，一般印制两套，一套分别置于盒内文件前面；另一套依据保管期限装订成册，形成归档文件检索目录。在归档文件检索目录的前面，要编制目录索引，其内容包括：年度、机构(问题)、起止件号、所在页数等项。

　　4.6.3使用档案管理软件辅助整理的，根据归档文件内容逐项著录后，可自动生成归档文件目录，打印一式两份，一份置于盒内文件前，一份依据保管期限装订成册。

　　4.7备考表的填写

　　备考表应置于盒内归档文件材料的最后,内容包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目。

　　4.7.1盒内文件情况说明栏填写盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　4.7.2整理人栏内填写负责归档文件整理的人员姓名。

　　4.7.3检查人栏内填写负责归档文件整理质量检查的人员姓名。

　　4.7.4日期栏填写归档文件整理完毕的日期。

　　4.8归档文件的装盒

　　4.8.1将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表。

　　4.8.2档案盒封面上方全宗名称栏内加盖机构名称印章。

　　4.8.3档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置机构(问题)等选择项。全宗号、馆编件号和馆编盒号可先空置不填。室编件号和室编盒号可先用铅笔填写，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

　　4.8.4年度、保管期限和机构(问题)三项使用统一制作的条戳并用红色印泥(油)印填。

　　4.8.5装盒时要注意不同年度文件不装一盒；不同保管期限文件不装一盒；不同机构或问题文件不装一盒。

　　4.8.6装盒时应注意根据文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，每盒必须装满。尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。

　　4.9计算机辅助整理

　　为提高新区档案现代化管理水平，推进档案信息资源检索和有效利用，要求全区各立档单位统一配置档案管理软件，建立档案数据库，实现全部档案计算机管理。

　　5.附注

　　5.1本规程自2011年1月起试行。

　　5.2本规程(试行)由滨海新区档案局负责解释。

　　2010年文件材料归档工作注意事项：

　　一、为便于档案数字化扫描工作，文件装订统一采用塑料曲别针装订，文件页数多，无法用塑料曲别针装订的，采用塑料装订夹或三孔线装。三孔装订16开纸上下边距为5厘米，A4纸上下边距为6厘米。

　　二、档案盒盒脊上全宗号、馆编件号和馆编盒号先空置不填，室编件号和室编盒号可先用铅笔填写。

　　三、年度、保管期限和机构(问题)加盖统一刻制的相应印章。档案盒封面上方加盖机构名称印章，请各单位将本单位机构全称，以及内设机构3-5个字的规范简称上报统一刻制印章。

　　四、计算机辅助整理统一使用天津市档案局推荐《今易档案管理软件》，需要安装使用的单位及时联系定购。